Aufbau eines systematischen Risikomanagements (RM)

In der Qualitätsmanagement-Richtlinie/QM-RL vom September 2016 hat der G-BA die grundsätzlichen Anforderungen für eine erfolgreiche Einführung und Umsetzung von Qualitäts,- und Risikomanagement festgelegt.
Hinzu kommen die Regelungen des Patientenrechtegesetzes und – in erheblichem Maße - die Forderungen der Haftpflichtversicherer. Kein Krankenhaus kann es sich leisten, seine klinischen Risiken ohne ein funktionierendes System zu handhaben.

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Dies beinhaltet neben dem Reagieren auf bereits aufgetretene Risiken (Fehler und Beinahe-Fehler, Schadensfälle usw.) auch das Agieren, also die Frage: Wie können wir Risiken identifizieren, bevor sie Schaden anrichten?

Die ONR 49000 ff bietet als deutschsprachige Norm eine gute Hilfestellung für den Aufbau eines krankenhausinternen, systematischen Risikomanagements, sowohl für die Organisation als auch in Bezug auf die einzusetzenden Instrumente.

Der Schwerpunkt liegt dabei auf:

  • dem systematischen Erkennen („Identifizierung“)
  • dem Bewerten („Analyse“)
  • und dem Überwachen und Bewältigen der Risiken

H&N unterstützt Sie dabei von den ersten Schritten an („Laufen lernen“ im RM), indem wir mit Ihnen eine – vom G-BA geforderte – Risikostrategie erstellen; eine in der Praxis bewährte Grundlage stellt H&N zur Verfügung, die auf Ihre Einrichtung angepasst wird.

Ebenso „bauen“ wir mit Ihnen eine auf Ihr Krankenhaus zugeschnittene Struktur auf, nach dem Motto: So wenig wie möglich an zusätzlicher Organisationsstruktur, so viel wie nötig, damit das RM „funktioniert“.

Wie identifizieren Sie klinische Risiken?

Hierzu bieten sich viele, in der Praxis auch erprobte Verfahren, an. Wir unterscheiden zwischen reaktiven Instrumenten und prospektiven (im eigentlichen Sinne präventiven) Maßnahmen.

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Reaktive Instrumente sind Werkzeuge, die eingesetzt werden, wenn „das Kind in den Brunnen gefallen ist“ (ein Fehler ist passiert, ein Schaden ist eingetreten) oder fast in den Brunnen gefallen ist (Beinahe-Fehler):

Bei den Beinahe-Fehlern greift das CIRS. H&N hilft Ihnen dabei, die sogenannten „Soft-Skills“ für ein internes CIRS-Meldewesen aufzubauen. Im Vordergrund steht dabei für uns nicht die einzusetzende Software, sondern der Aufbau und die Arbeitsweise mit dem System, also die Implementierung eines CIRS-Meldekreises und die Vorgehensweise bei der Bearbeitung der CIRS-Fälle. Oder auch die Frage, wie wir Ihr Meldesystem „wieder beleben“, sodass die Mitarbeiter sich trauen, zu melden.

Sind Schadensfälle / Fehler eingetreten, hängt die Bearbeitung von der Schwere ab. Erprobte und gut funktionierende Verfahren sind dabei:

  • Systematische abteilungsinterne Fallbesprechungen: H&N liefert Ihnen eine Arbeitshilfe mit der die Fälle ohne viel Aufwand analysiert und in Bezug auf ihr Handlungs- und Verbesserungspotential aufgearbeitet werden (im Sinne von „lessons learned“).
  • Ebenso unterstützen wir Sie bei der Implementierung von M&M-Konferenzen (auf der Basis des Leitfadens der BÄK).
  • Drittes Instrument ist das sogenannte London Protocol: Mit diesem Verfahren wird bei schwerwiegenden Fällen (i.d.R. Todesfällen) herausgearbeitet, was die fehlerbegünstigenden Faktoren waren, die letztlich in ihrem Zusammenwirken zum Schaden geführt haben. Das Verfahren hat den Vorteil, dass es systematisch wegführt von der Frage nach der (persönlichen) Schuld der involvierten Mitarbeitenden, die bei solchen Fällen oftmals dazu führt, dass die Betroffenen nicht mehr richtig arbeiten können (second victims).
    Das London Protocol stellt systematisch die Frage: Welche Aspekte in den Bereichen Organisation, Team, Kommunikation usw. waren (Mit-) Auslöser für den Schaden? H&N hat bereits in mehreren Kliniken die betroffenen Abteilungen bei der Durchführung eines London Protocols unterstützt bzw. diese verantwortlich durchgeführt.

Zu den prospektiven (präventiven) Instrumenten gehören v.a. drei Verfahren:

  1. Die Szenario-Analyse: Damit können schnell mit einem vertretbaren Aufwand die klinischen Risiken einer Fachabteilung oder (besser noch) des gesamten Krankenhauses identifiziert werden. H&N hat dieses Verfahren mit mehreren Kliniken durchgeführt und stellt Ihnen hierzu sogenannte Gefahrenlisten zur Verfügung. Diese sind z.T. für einzelne Fachabteilungen spezifiziert.
  2. Die Prozessrisiko-Analyse: Damit wird in einem als grundsätzlich risikobehaftet identifizierten Bereich jeder einzelne Prozessschritt erfasst und hinsichtlich seines spezifischen Risikos überprüft.
    H&N hat diese Prozessrisikoanalysen durchgeführt für unterschiedliche Prozesse und Bereiche, z.B. im OP, in der Endoskopie, im Notaufnahmebereich, zum Entlassmanagement u.a.
  3. Das dritte und am häufigsten eingesetzte Verfahren ist das Risikoaudit: H&N hat weit über 50 klinische Risikoaudits durchgeführt, z.T. für das gesamte Krankenhaus, z.T. auf Abteilungsebene bzw. in den „klassischen“ Risikobereichen wie OP, Intensivstation, Geburtshilfe, Zentrale Notaufnahme.

Wie analysieren und bewerten Sie klinische Risiken?

Alle o.a. Verfahren und Instrumente haben erstmal nur ein Ergebnis: Die Klinik weiß, dass es in diesem Bereich bzw. im analysierten Prozess ein potentielles Risiko gibt.
Ob und inwieweit dieses potentielle Risiko ein praktisches Risiko darstellt, also real zum Schaden / Fehler beigetragen hat oder aber zukünftig zu einem Schaden führen könnte, wird im nächsten Schritt festgestellt; der Analyse und Bewertung der klinischen Risiken.

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  • H&N führt mit den Abteilungen Risikoworkshops durch, in denen die potentiellen Risiken im Detail ganz praktisch analysiert und bewertet werden. Ist die Situation tatsächlich im Arbeitsbereich so, dass es zum Schaden kommen könnte? Wenn ja: Wie hoch ist der mutmaßliche Schaden? Und wie hoch ist die (geschätzte) Wahrscheinlichkeit, dass der Schaden tatsächlich eintritt?
  • Wir unterstützen Sie und Ihre Mitarbeitenden (z.B. die Abteilung QM/RM) darin, diese Workshops durchzuführen.
  • H&N liefert Ihnen dazu notwendige und hilfreiche Dokumente, z.B. ein Risikostammblatt, Bewertungsgrundlagen für das Schadensausmaß und die Schadenswahrscheinlichkeit u.a.

Unserer inzwischen langjährigen Erfahrung nach führen vor allem die Risikoworkshops zu einer hohen Verbindlichkeit der betreffenden Führungskräfte. Warum? Weil nicht externe Berater die Bewertungen vorgeben, sondern die vom Risiko tatsächlich betroffenen Führungskräfte und Mitarbeitenden die Risikobewertungen durchführen und Verantwortlichkeiten wie auch Maßnahmen zur Bewältigung / Minimierung des Risikos verbindlich festlegen.

H&N hilft bei der Bearbeitung des Risikos, wir geben Tipps aus anderen Kliniken, die mit ähnlichen / gleichen Risiken zu tun haben und wir zeigen auf, wie andere Krankenhäuser dieses Risiko bewertet haben, und welche Maßnahmen dort ergriffen wurden.

Und: Wir schulen gerne Sie und Ihre Führungskräfte, aber auch die Mitarbeitenden vor Ort, zum Risikomanagement, im Sinne von: „Was funktioniert gut? Was hat sich nicht bewährt?“

Das Ziel eines wirksamen QM/RM muss sein, die Sicherheit von Patienten und Mitarbeitern zu erhöhen, ein rechtssicheres Arbeiten zu ermöglichen und vermeidbare Schadensfälle zu verhindern. Dazu stellen wir Ihnen gerne unser umfangreiches, in jahrelanger Praxis erworbenes Fachwissen zur Verfügung.

„Der Pfad der Tugend ist schmal, aber der Irrtum hat das ganze Gelände für sich.“ (Michael und Ellen Kaplan)